Seorang asisten pengadaan menjaga kontak dengan pemasok.
Dihadapkan dengan kebutuhan untuk memotong biaya dan meningkatkan kepuasan konsumen, bisnis bergantung pada profesional pengadaan untuk mengelola semua kegiatan yang berkaitan dengan pembelian. Seorang asisten pengadaan menegakkan kebijakan akuisisi majikannya dan mencari pasar pemasok untuk produk dan layanan baru yang berkualitas. Bila perlu, ia bekerja sama dengan pejabat pengadaan senior untuk merampingkan proses pengadaan. Untuk mendapatkan pekerjaan ini, Anda harus mendapatkan gelar sarjana atau sarjana dalam bisnis atau keuangan. Keterampilan matematika, komunikasi dan analitis yang kuat sangat penting.
Memantau Pasar Pemasok
Seorang asisten pengadaan memantau pasar pemasok untuk menemukan informasi penting mengenai produk baru, melacak tindakan pesaing, membandingkan harga dan mengidentifikasi pemasok potensial. Misalnya, jika suatu organisasi perlu membeli polis asuransi kesehatan untuk stafnya, asisten pengadaan mempelajari industri asuransi untuk mengidentifikasi penjual yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Untuk berhasil dalam memantau dan mengevaluasi pasar pemasok, Anda harus berkomitmen untuk menjadi peneliti yang baik dengan fokus pada pengurangan biaya pembelian dengan tetap menjaga kualitas.
Memastikan Kepatuhan
Sebagian besar perusahaan menerapkan kebijakan yang mengatur proses dan prosedur pengadaan. Sebagai asisten pengadaan, tugas Anda adalah memastikan semua karyawan mematuhi peraturan ini. Misalnya, jika perusahaan mengharuskan semua pesanan pembelian disetujui oleh pejabat pengadaan senior, Anda harus mengonfirmasi bahwa semua dokumen telah ditandatangani oleh atasan Anda. Jika suatu bisnis mengimpor barang dari negara lain, asisten pengadaan harus terbiasa dengan Undang-Undang Perdagangan 2002 dan Undang-Undang Modernisasi Pabean, yang mengatur impor barang dan jasa.
Tawaran Pemberian
Meskipun beberapa perusahaan menegosiasikan perjanjian pasokan dengan distributor tertentu, yang lain memiliki proses yang efisien untuk pemberian kontrak kepada penawar dari luar. Misalnya, ketika perusahaan manufaktur ingin membeli bahan baku, perusahaan dapat mengundang pemasok untuk mengajukan penawaran pasokan formal. Asisten pengadaan memastikan semua peserta lelang diberi kesempatan yang adil untuk mengajukan kasus mereka untuk tender yang dipermasalahkan. Dia dapat, misalnya, membantu bosnya dalam membentuk komite tawaran dan penghargaan untuk menegakkan transparansi dan akuntabilitas dan mencapai kesetaraan selama proses penghargaan.
Mengelola Hubungan Bisnis
Strategi perusahaan untuk mempertahankan jaringan bisnis dengan pemasok dapat memengaruhi kinerjanya. Sebagai asisten pengadaan, tugas Anda adalah menjalin hubungan kerja yang baik dengan pemasok Anda. Ini dapat membantu mencegah krisis. Misalnya, jika stok Anda hampir habis karena meningkatnya permintaan konsumen, Anda dapat menghubungi pemasok, yang, karena hubungan kerja yang baik, dapat memfasilitasi pengiriman lebih banyak barang dalam waktu singkat. Asisten pengadaan yang baik menghargai pemasok mereka dan memperlakukan mereka sebagai mitra integral bagi perusahaan mereka.
