Hadir untuk detail administrasi untuk memastikan pertemuan proyek yang sukses.
Sebagai petugas proyek, manajer proyek bergantung pada Anda untuk membantu mencapai kesuksesan proyek. Anda menggunakan keterampilan kerja tim dan komunikasi Anda untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. Judul resmi Anda dapat bervariasi dari satu proyek ke proyek lainnya. Anda dapat disebut petugas dukungan proyek, asisten proyek atau asisten manajer proyek. Apa pun gelar Anda, Anda harus menunjukkan keterampilan administrasi dan keterampilan teknologi yang sangat baik.
Rapat Proyek
Petugas proyek harus bertemu secara teratur dengan manajer proyek untuk meninjau kemajuan tim dan untuk membahas tugas di masa depan. Anda akan mengomunikasikan masalah kepada manajer proyek segera setelah Anda melihatnya. Peran Anda dapat mencakup mengatur pertemuan dengan anggota dewan proyek, yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk keberhasilan proyek. Anda membuat pengaturan jauh sebelum hari pertemuan. Atur ruang pertemuan dan minuman yang sesuai, hubungi peserta dan catat siapa saja yang tidak bisa hadir. Kirimi mereka informasi yang relevan, termasuk agenda, makalah, laporan, dan presentasi dan hadiri setiap pertemuan untuk membuat risalah.
dokumen
Dokumen proyek melacak kemajuan proyek di setiap negara bagian, mulai dari awal hingga setiap kegiatan hingga dewan proyek menerima produk akhir. Dokumen-dokumen ini menjaga proyek tetap terorganisir dan terkendali, catatan Prince2.com. Peran Anda dapat mencakup pengarsipan semua dokumen proyek di perpustakaan proyek, memeriksa apakah masing-masing akurat dan telah diterima oleh manajer proyek.
Risiko
Manajer proyek menyimpan daftar potensi bahaya terhadap proyek, mencatatnya dalam dokumen yang disebut daftar risiko. Pekerjaan Anda sebagai petugas proyek adalah mengidentifikasi semua barang yang menurut Anda harus dimasukkan. Diskusikan register di rapat tim dan rapat dewan proyek. Sebutkan setiap risiko baru yang Anda identifikasi kepada manajer dan sarankan cara untuk memperbaiki situasi. Bantu menjaga agar biaya proyek tetap terkendali, mengawasi masalah di area kerja Anda yang dapat menyebabkan biaya naik dan memperingatkan manajer proyek.
Rentang waktu
Jadwal proyek menetapkan rincian proyek, termasuk tenggat waktu untuk setiap tugas proyek. Pastikan Anda menyelesaikan tugas apa pun yang diberikan manajer dalam waktu yang disepakati. Periksa secara teratur bahwa setiap tenggat waktu masih mungkin, dan laporkan penundaan sesegera mungkin.
Komunikasi
Kerja tim dapat menjadi penting untuk proyek yang sukses. Sebagai anggota penting dari tim proyek, pertahankan hubungan baik dengan kolega Anda, dengan memeriksa bahwa semua orang memahami tugas dan dapat menyelesaikannya tepat waktu. Waspada terhadap masalah pribadi atau profesional yang timbul dalam tim, membantu menyelesaikannya jika memungkinkan dan memberi tahu manajer proyek jika mereka membahayakan proyek.
