Secara umum, satu orang di departemen SDM memiliki akses ke catatan medis.
Staf sumber daya manusia dipercaya untuk memelihara sejumlah besar informasi pribadi tentang karyawan. Praktik penyimpanan catatan untuk banyak catatan ketenagakerjaan diamanatkan oleh undang-undang federal, seperti yang diberlakukan oleh Departemen Tenaga Kerja AS, Divisi Upah dan Jam dan Komisi Kesempatan Kerja yang Setara AS. Tetapi catatan yang berkaitan dengan status medis Anda benar-benar pribadi dan harus selalu dipelihara secara terpisah dari catatan pekerjaan Anda.
File Karyawan
File karyawan berisi informasi pribadi tentang pekerja, termasuk nomor Jaminan Sosial, nama kontak darurat, data gaji dan upah, dokumen otorisasi kerja dan catatan mengenai tindakan disipliner dan kinerja pekerjaan. Dalam kebanyakan kasus, anggota staf SDM secara rutin mengakses file karyawan untuk kegiatan departemen. Staf SDM menyimpan file karyawan sesuai dengan praktik terbaik dan pedoman penyimpanan catatan federal dan negara bagian. Misalnya, catatan upah tunduk pada persyaratan penyimpanan catatan Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil.
Informasi medis
Selain informasi ketenagakerjaan, seperti penilaian kinerja dan catatan kehadiran, departemen SDM menjaga informasi kesehatan dan terkait medis pada beberapa karyawan. Karyawan dengan klaim kompensasi pekerja atau karyawan yang tidak bekerja karena alasan medis absen memiliki informasi yang harus disimpan dalam file terpisah. Staf SDM mungkin tidak memiliki file medis untuk setiap karyawan, hanya karyawan yang memiliki alasan untuk mengirimkan informasi medis untuk catatan majikan. Namun, dalam semua kasus, majikan Anda harus memisahkan informasi medis Anda dari informasi pekerjaan standar.
ADA
Komisi Kesempatan Kerja yang Setara AS memberlakukan Undang-Undang 1990 Amerika dan Disabilitas dengan amandemen 2009-nya. ADA melarang diskriminasi terhadap karyawan yang memiliki disabilitas atau karyawan yang dianggap memiliki disabilitas. Jika Anda harus meminta akomodasi untuk penyandang cacat, kemungkinan Anda memberikan informasi medis kepada majikan Anda. Catatan-catatan ini harus disimpan dalam file terpisah karena akses terbuka ke informasi dapat melanggar ketentuan kerahasiaan ADA.
HIPAA
Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa semua pengusaha diharuskan untuk memelihara file medis yang terpisah berdasarkan pedoman yang ditetapkan dalam Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Informasi Kesehatan, atau HIPAA. Beberapa pengusaha, memang, diharuskan untuk menjaga kerahasiaan informasi kesehatan karyawan sesuai dengan peraturan HIPAA, tetapi itu hanya berlaku untuk pengusaha yang melindungi karyawan berdasarkan rencana asuransi kesehatan kelompok dan pengusaha yang diasuransikan sendiri.
FMLA
Jika Anda pernah melamar cuti kerja berdasarkan Family and Medical Leave Act, kemungkinan besar Anda telah memberi informasi kepada majikan Anda tentang kondisi medis Anda. Dokumentasi yang diperlukan bagi pemberi kerja untuk menyetujui absen FMLA mencakup informasi sertifikasi dari dokter Anda, yang mencakup diagnosis, rencana perawatan, dan prognosis. Semua informasi ini harus disimpan dalam file medis yang terpisah dan hanya dapat diakses oleh koordinator FMLA untuk kantor Anda.
Mengakses
Dalam departemen SDM yang sepenuhnya staf, biasanya ada administrator tunjangan atau spesialis tunjangan yang menangani masalah karyawan terkait ADA, FMLA, cakupan kesehatan, dan, dalam banyak kasus, klaim kompensasi pekerja. Meskipun sebagian besar karyawan di departemen SDM memiliki akses ke file ketenagakerjaan Anda, hanya satu staf SDM yang dapat mengakses informasi medis Anda. Membatasi akses ke catatan medis karyawan membantu memastikan privasi Anda dan memastikan bahwa informasi medis pribadi Anda tidak akan sampai ke tangan staf yang tidak perlu tahu.
